Các ngân hàng, công ty môi giới chứng khoán, tổ chức cho vay tiền được cấp phép và công ty bảo hiểm muốn phục vụ khách hàng trên WhatsApp - và cần có hồ sơ, kiểm soát truy cập cũng như quản trị dữ liệu trong quá trình thực hiện. Đây là cách các đội ngũ trong lĩnh vực chịu sự quản lý vận hành WhatsApp đúng quy định với imBee.
Khách hàng mong muốn được nhắn tin cho nhân viên ngân hàng, nhà môi giới hoặc đại lý của họ qua WhatsApp. Khi nhân viên trả lời từ tài khoản cá nhân, công ty sẽ không lưu giữ được hồ sơ về các lời khuyên đã đưa ra, không thể giám sát cuộc trò chuyện và mất toàn bộ lịch sử quan hệ khi nhân viên đó nghỉ việc. Các cơ quan quản lý tại các thị trường lớn đã phạt rất nặng các tổ chức tài chính vì chính kiểu nhắn tin với khách hàng không được ghi lại và nằm ngoài kênh kiểm soát này.
Giải pháp không phải là cấm WhatsApp - vì khách hàng sẽ vẫn tiếp tục sử dụng nó. Giải pháp là chuyển việc nhắn tin với khách hàng sang các số WhatsApp Business API do công ty kiểm soát, với hệ thống lưu trữ tập trung và kiểm soát truy cập.
Thông tin chung phục vụ cho việc lập kế hoạch tuân thủ - không phải là tư vấn pháp lý.
Pháp lệnh Dữ liệu Cá nhân (Quyền riêng tư) quy định cách thức thu thập, sử dụng và bảo mật dữ liệu cá nhân của khách hàng. Các công ty chịu sự quản lý của HKMA hoặc SFC được kỳ vọng lưu giữ hồ sơ liên lạc với khách hàng đúng quy định và giám sát các giao dịch của nhân viên. Các tổ chức cho vay tiền được cấp phép còn phải hoạt động theo các điều kiện cấp phép của Pháp lệnh Cho vay tiền (Chương 163) liên quan đến cách thức họ giao dịch và tiếp thị tới người vay.
Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân quy định các nghĩa vụ về sự đồng ý, bảo vệ và lưu trữ dữ liệu khách hàng. Các tổ chức chịu sự quản lý của MAS được kỳ vọng duy trì hồ sơ liên lạc với khách hàng và quản lý các dịch vụ công nghệ thuê ngoài một cách có trách nhiệm - đó là lý do tại sao các chứng nhận nền tảng và kiểm soát quản trị dữ liệu lại quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp.
| Nghĩa vụ mà đội ngũ tuân thủ của bạn phải đối mặt | Những gì imBee cung cấp |
|---|---|
| Lưu trữ hồ sơ liên lạc với khách hàng | Lịch sử hội thoại tập trung trên các số điện thoại do công ty sở hữu, có thể xuất dữ liệu để kiểm tra và lưu giữ theo chính sách vòng đời dữ liệu của bạn |
| Giám sát và kiểm soát các giao dịch giữa nhân viên và khách hàng | Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, phân công hội thoại, dấu vết kiểm toán cho mọi hành động, xác thực hai yếu tố |
| Bảo vệ dữ liệu cá nhân (PDPO / PDPA) | Nền tảng và dịch vụ lưu trữ đạt chứng nhận ISO 27001, kiểm soát quyền truy cập, quản lý vòng đời dữ liệu |
| Đảm bảo tính liên tục khi nhân sự thay đổi | Các cuộc hội thoại và lịch sử khách hàng được lưu giữ tại công ty, không nằm trên điện thoại cá nhân của nhân viên |
| Quy định tiếp thị và sự đồng ý | Các chiến dịch mẫu WhatsApp dựa trên sự đồng ý của khách hàng với hồ sơ và phân tích theo từng chiến dịch |
imBee phục vụ hơn 10.000 doanh nghiệp thuộc hơn 60 ngành nghề tại khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, bao gồm các công ty môi giới chứng khoán và tổ chức cho vay như Emperor Capital Group, Chief Securities và UA Finance.
Dịch vụ khách hàng và cập nhật tài khoản được ghi lại, với trách nhiệm giải trình cho từng nhân viên trên các số điện thoại dùng chung.
Liên lạc với người vay và tiếp thị dựa trên sự đồng ý tuân thủ các điều kiện cấp phép theo Chương 163.
Nhắn tin quản lý quan hệ khách hàng với sự giám sát, lưu trữ hồ sơ và cơ sở hạ tầng đạt chứng nhận ISO 27001.
Có - thông qua WhatsApp Business API với sự đồng ý của khách hàng trên tài khoản do công ty kiểm soát. Điều mà các cơ quan quản lý tại Hồng Kông và Singapore đã xử phạt ở những nơi khác chính là việc liên lạc với khách hàng không được ghi lại trên các ứng dụng nhắn tin cá nhân của nhân viên, nơi công ty không lưu giữ hồ sơ và không có quyền kiểm soát.
Mọi cuộc hội thoại với khách hàng đều được thực hiện thông qua số WhatsApp Business API thuộc sở hữu của công ty và đổ về một hộp thư đến tập trung. Lịch sử hội thoại được lưu giữ tập trung cùng với dấu vết kiểm tra, không bị mất đi khi nhân viên nghỉ việc và có thể xuất ra để phục vụ công tác kiểm tra tuân thủ - tất cả những điều này đều không thể thực hiện được trên tài khoản WhatsApp cá nhân.
imBee cung cấp các quyền kiểm soát mà các chương trình tuân thủ bảo vệ dữ liệu thường yêu cầu: cơ sở hạ tầng đạt chứng nhận ISO 27001, quyền truy cập dựa trên vai trò, xác thực hai yếu tố, dấu vết kiểm tra và quản lý vòng đời dữ liệu. Đội ngũ tuân thủ của bạn xác định chính sách; nền tảng sẽ thực thi chính sách đó. Trang này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý.
Có. Hộp thư đến dùng chung sẽ chỉ định mỗi cuộc hội thoại cho một nhân viên cụ thể, đồng thời lưu lại dấu vết kiểm tra về việc ai đã đọc, trả lời và thay đổi nội dung nào - đảm bảo trách nhiệm cá nhân trên một số điện thoại công khai duy nhất.
Nền tảng và dịch vụ lưu trữ của imBee đạt chứng nhận ISO 27001, và imBee là Đối tác Công nghệ Chính thức của Meta. Thông tin chi tiết có trên trang Quản trị dữ liệu .
Hãy mang theo danh sách kiểm tra tuân thủ của bạn - chúng tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác nơi áp dụng từng biện pháp kiểm soát.
Trang này cung cấp thông tin chung cho mục đích lập kế hoạch và không phải là tư vấn pháp lý. Hãy liên hệ với các cố vấn pháp lý và tuân thủ của bạn để được hướng dẫn về các nghĩa vụ cụ thể.