การส่งข้อความถึงลูกค้าสำหรับบริษัทหลักทรัพย์และบริษัทนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ในฮ่องกง

ลูกค้าต้องการติดต่อเจ้าหน้าที่ดูแลบัญชีผ่าน WhatsApp ซึ่งภาระหน้าที่ในการจัดเก็บข้อมูลของคุณไม่ได้ขึ้นอยู่กับช่องทางที่ลูกค้าเลือก ช่องว่างระหว่างสองสิ่งนี้คือจุดที่ทำให้บริษัทต่างๆ ประสบปัญหา และวิธีแก้ไขคือการกำกับดูแลและการจัดเก็บข้อมูล ไม่ใช่การสั่งห้ามใช้แอป

นัดหมายการสาธิต ดูแพ็กเกจ

ปัญหาหลัก

การสั่งห้ามใช้แอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีนั้นไม่ได้ผล เพราะลูกค้าก็ยังคงส่งข้อความมาอยู่ดี ในขณะที่เจ้าหน้าที่ดูแลบัญชีลูกค้าก็ต้องตอบกลับผ่านโทรศัพท์ส่วนตัวเพื่อรักษาความสัมพันธ์ ผลที่ตามมาคือบริษัทกลับมีข้อมูลการสื่อสารกับลูกค้าที่มองไม่เห็น ไม่สามารถกำกับดูแล และไม่สามารถเรียกดูข้อมูลได้ ความล้มเหลวในการจัดเก็บข้อมูลไม่ได้เกิดจาก WhatsApp แต่เกิดจากการที่ WhatsApp ถูกใช้งาน นอก ระบบของบริษัท

ทางออกที่ใช้งานได้จริงคือการนำช่องทางการสื่อสารมาไว้บนแพลตฟอร์มที่มีการกำกับดูแล ซึ่งทุกข้อความจะถูกบันทึก จัดเก็บตามระยะเวลาที่นโยบายของคุณกำหนด ระบุตัวตนบุคคลที่ส่งได้ และสามารถส่งออกข้อมูลได้เมื่อมีการร้องขอ

สิ่งที่บริษัทที่ได้รับใบอนุญาตมักต้องการจากแพลตฟอร์มการส่งข้อความ

ข้อมูลนี้อธิบายถึงสภาพแวดล้อมการทำงานที่บริษัทต่างๆ บอกกับเราว่าพวกเขาต้องเผชิญ นี่ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย และฝ่ายกำกับดูแลของคุณควรเป็นผู้กำหนดข้อกำหนดที่แท้จริง

การจัดเก็บข้อมูลที่ครบถ้วน ข้อความขาเข้าและขาออกทุกข้อความบนช่องทางนี้ รวมถึงไฟล์แนบ จะถูกจัดเก็บไว้ในระบบบันทึกข้อมูล
การระบุตัวตนผู้ส่ง ระบุได้ว่าพนักงานที่มีใบอนุญาตคนใดเป็นผู้ส่งข้อความอะไรและเมื่อใด การใช้กล่องข้อความร่วมกันโดยไม่มีการระบุตัวตนผู้ส่งจะทำให้เกิดช่องโหว่ในการกำกับดูแล
การควบคุมระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูล ความสามารถในการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลให้สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท แทนที่จะใช้ค่าเริ่มต้นของผู้ให้บริการ และสามารถแสดงหลักฐานการตั้งค่านั้นได้
การกำกับดูแลและการตรวจสอบ เจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแลสามารถค้นหา ตรวจสอบ และทำเครื่องหมายบทสนทนาได้โดยไม่จำเป็นต้องเข้าถึงโทรศัพท์มือถือของพนักงาน
ข้อความที่ผ่านการอนุมัติล่วงหน้า WhatsApp Business API กำหนดให้ต้องส่งเทมเพลตข้อความขาออกเพื่อขออนุมัติก่อนใช้งาน ซึ่งช่วยให้ฝ่ายกำกับดูแลสามารถควบคุมมาตรฐานการสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างเป็นธรรมชาติ
การควบคุมการเข้าถึง จำกัดการเข้าถึงข้อมูลลูกค้าเฉพาะผู้ที่มีความจำเป็นต้องใช้ พร้อมบันทึกประวัติการเข้าถึงว่าใครเข้าถึงข้อมูลใดบ้าง
ทราบตำแหน่งที่จัดเก็บข้อมูลชัดเจน ความสามารถในการระบุได้ว่าข้อมูลของลูกค้าถูกประมวลผลและจัดเก็บไว้ที่ใด ซึ่งเป็นคำถามที่พบได้ในแบบสอบถามเพื่อการตรวจสอบสถานะ (due-diligence) แทบทุกครั้ง
การจัดการเมื่อพนักงานลาออกอย่างเป็นระบบ เมื่อพนักงานลาออก ความสัมพันธ์กับลูกค้าและประวัติการติดต่อทั้งหมดจะยังคงอยู่กับบริษัท

imBee ตอบโจทย์ความต้องการเหล่านั้นได้อย่างไร

การควบคุม	การใช้งานจริง
รวมทุกบทสนทนาไว้ในที่เดียวที่ตรวจสอบได้	การที่พนักงานใช้โทรศัพท์ส่วนตัวส่งข้อความหาลูกค้าเป็นช่องโหว่ที่ใหญ่ที่สุดในการจัดเก็บข้อมูลของบริษัทส่วนใหญ่ การใช้กล่องข้อความส่วนกลางสำหรับทีมจะช่วยย้ายบทสนทนาเหล่านั้นมาอยู่ในช่องทางที่บริษัทสามารถควบคุมได้
กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลได้ด้วยตัวคุณเอง ไม่ใช่ผู้ให้บริการ	ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลที่ปรับแต่งได้ในแผน AI Enterprise ช่วยให้คุณกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลให้สอดคล้องกับนโยบายของคุณเอง แทนที่จะใช้ค่าเริ่มต้นที่ผู้อื่นกำหนดไว้
การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทและบันทึกการตรวจสอบ	ใครสามารถดูบทสนทนาใด ใครเป็นผู้ตอบกลับ หรือใครเป็นผู้ส่งออกข้อมูล การควบคุมการเข้าถึงและบันทึกการตรวจสอบ (Audit Log) เป็นส่วนหนึ่งของชุดฟีเจอร์ด้านธรรมาภิบาลข้อมูลของ imBee
ตัวเลือก Private Cloud	สำหรับบริษัทที่ต้องระบุสถานที่ประมวลผลข้อมูล แพ็กเกจ AI Enterprise มีการเผยแพร่ตัวเลือกการติดตั้งบนคลาวด์ส่วนตัวไว้
เทมเพลตข้อความที่ได้รับการอนุมัติ	WhatsApp Business API กำหนดให้ต้องส่งเทมเพลตข้อความเพื่อขออนุมัติก่อนจึงจะสามารถส่งออกได้ ขั้นตอนการอนุมัตินี้เป็นจุดควบคุมตามธรรมชาติสำหรับข้อความที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว
การจัดการความยินยอมและการตอบรับ (Opt-in)	การส่งข้อความผ่าน WhatsApp ไปยังลูกค้าจำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากผู้รับก่อน การจัดเก็บและแสดงหลักฐานความยินยอมดังกล่าวถือเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงาน ไม่ใช่สิ่งที่ทำหลังจากนั้น

imBee เป็นพันธมิตรทางเทคโนโลยีอย่างเป็นทางการของ Meta และได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 แผน AI Enterprise เผยแพร่ตัวเลือก Private Cloud และระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลที่ปรับแต่งได้ ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถตอบคำถามเรื่องตำแหน่งที่ตั้งข้อมูลและการเก็บรักษาข้อมูลในแบบสอบถามการตรวจสอบสถานะ (Due Diligence) ได้อย่างชัดเจนยิ่งกว่าคำตอบว่า "ใช้ระบบคลาวด์ของผู้ให้บริการ"

คำถามที่พบบ่อย

เราสามารถรับคำสั่งซื้อผ่าน WhatsApp ได้หรือไม่?

นี่เป็นคำถามสำหรับฝ่ายกำกับดูแลและเงื่อนไขใบอนุญาตของคุณ ไม่ใช่สำหรับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ ซึ่งคำตอบจะแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท ประเภทกิจกรรม และวิธีการเขียนนโยบายของคุณ สิ่งที่เราบอกได้คือ หากปัจจุบันมีการรับคำสั่งซื้อผ่านช่องทางนี้อยู่แล้ว การที่บริษัทสามารถบันทึกและกำกับดูแลช่องทางดังกล่าวได้ ย่อมดีกว่าการปล่อยให้เป็นช่องทางที่ตรวจสอบไม่ได้ ควรให้ทีมกำกับดูแลของคุณเข้ามามีส่วนร่วมในการประเมินแพลตฟอร์มตั้งแต่เนิ่นๆ แทนที่จะรอให้ถึงขั้นตอนหลังการใช้งานจริง

จะเกิดอะไรขึ้นกับการสนทนากับลูกค้าเมื่อพนักงานขายลาออก?

หากใช้บนโทรศัพท์ส่วนตัว ข้อมูลจะติดไปกับเครื่องนั้น แต่หากใช้บนกล่องข้อความส่วนกลางที่มีการกำกับดูแล ประวัติการสนทนาจะยังคงอยู่กับบริษัท และความสัมพันธ์กับลูกค้าจะถูกส่งต่อไปยังตัวแทนคนอื่นพร้อมบริบทที่ครบถ้วน นี่คือหนึ่งในเหตุผลด้านการปฏิบัติงานที่สำคัญที่สุดในการเปลี่ยนจากการใช้เครื่องส่วนตัว ซึ่งเป็นคนละประเด็นกับเรื่องกฎระเบียบ

เราสามารถกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลเองได้หรือไม่?

ได้ โดยระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลที่ปรับแต่งได้ถูกเผยแพร่เป็นฟีเจอร์ของแผน AI Enterprise เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายของบริษัทคุณ โปรดตรวจสอบกลไกการทำงานที่แน่ชัดและข้อกำหนดขั้นต่ำกับทีมขายเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนทำสัญญา

ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน?

imBee เผยแพร่ตัวเลือก Private Cloud ในแผน AI Enterprise ซึ่งเป็นวิธีที่บริษัทที่ต้องการระบุตำแหน่งการประมวลผลข้อมูลใช้จัดการกับเรื่องนี้ คุณสามารถขอรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรและให้ทีมรักษาความปลอดภัยด้านไอทีของคุณตรวจสอบได้ นี่คือข้อมูลประเภทที่ควรได้รับการยืนยันจริง ไม่ใช่แค่เชื่อจากหน้าเว็บไซต์ รวมถึงหน้านี้ด้วย

imBee รับประกันหรือไม่ว่าบริษัทของฉันจะปฏิบัติตามกฎระเบียบ?

ไม่ และควรระวังผู้ให้บริการรายใดก็ตามที่บอกคุณเป็นอย่างอื่น การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นผลมาจากนโยบาย การกำกับดูแล และการบันทึกข้อมูลของคุณ ไม่ใช่จากซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว สิ่งที่แพลตฟอร์มทำได้คือการทำให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นเรื่องปกติและง่ายดาย: เก็บทุกบทสนทนาไว้ในช่องทางที่มีการกำกับดูแล จัดเก็บไว้ตามระยะเวลาที่คุณกำหนด บันทึกว่าใครเป็นผู้เห็นและส่งข้อความใด และสามารถเรียกดูข้อมูลได้เมื่อมีการร้องขอ imBee ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 และมีตัวเลือก Private Cloud รวมถึงระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลที่ปรับแต่งได้ในแผน AI Enterprise ทีมกฎหมายและทีมปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณยังคงเป็นผู้กำหนดนโยบายหลัก

imBee เป็นพันธมิตรอย่างเป็นทางการของ Meta หรือไม่?

ได้ imBee เป็นพันธมิตรด้านเทคโนโลยีอย่างเป็นทางการของ Meta (Official Meta Technology Partner) ซึ่งความร่วมมือนี้เองที่ทำให้ imBee สามารถจัดเตรียมและสนับสนุนบัญชี WhatsApp Business API ให้กับลูกค้าได้ รวมถึงการยืนยันตัวตน Meta Business การอนุมัติเทมเพลต และการจัดการเทมเพลตข้อความ หากคุณกำลังประเมินผู้ให้บริการรายใดในกลุ่มนี้ ให้ขอให้พวกเขาระบุสถานะพันธมิตรที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร และแสดงให้เห็นว่าใครจะเป็นเจ้าของบัญชี WhatsApp Business และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ — คุณควรเป็นเจ้าของสินทรัพย์เหล่านั้น ไม่ใช่ผู้ให้บริการ

นำแบบสอบถามด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณมาได้เลย

เราอยากตอบคำถามยากๆ ก่อนที่คุณจะตัดสินใจซื้อ มากกว่าที่จะมาตอบหลังจากนั้น

นัดหมายการสาธิต

อ่านต่อ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ