Khách hàng muốn liên hệ với chuyên viên quản lý tài khoản của họ qua WhatsApp. Các nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ của bạn không phụ thuộc vào kênh mà họ chọn. Khoảng cách giữa hai thực tế này chính là nơi các công ty gặp rắc rối — và nó được giải quyết bằng việc giám sát và lưu trữ, chứ không phải bằng cách cấm ứng dụng.
Việc cấm nhắn tin tức thời không mang lại hiệu quả. Khách hàng vẫn nhắn tin, các chuyên viên quản lý tài khoản vẫn trả lời từ thiết bị cá nhân để duy trì mối quan hệ, và cuối cùng công ty phải đối mặt với các liên lạc khách hàng mà họ không thể nhìn thấy, không thể giám sát và không thể trích xuất. Lỗi lưu trữ hồ sơ không phải do WhatsApp gây ra. Nguyên nhân là do WhatsApp đang nằm ngoài các hệ thống của công ty.
Giải pháp khả thi là đưa kênh liên lạc vào một nền tảng có giám sát, nơi mọi tin nhắn đều được ghi lại, lưu trữ theo thời hạn quy định trong chính sách của bạn, có thể xác định được cá nhân thực hiện và có thể xuất dữ liệu khi có yêu cầu.
Nội dung này mô tả môi trường vận hành mà các công ty chia sẻ với chúng tôi. Đây không phải là tư vấn pháp lý, và bộ phận tuân thủ của bạn nên là đơn vị xác định các yêu cầu thực tế.
| Kiểm soát | Cách thức hoạt động trong thực tế |
|---|---|
| Mọi cuộc hội thoại đều nằm ở một nơi được giám sát | Việc nhân viên nhắn tin với khách hàng từ điện thoại cá nhân là lỗ hổng lớn nhất trong việc lưu trữ hồ sơ tại hầu hết các công ty. Hộp thư đến chung của nhóm sẽ chuyển các cuộc hội thoại đó sang một kênh mà công ty có thể kiểm soát. |
| Thời gian lưu trữ do bạn thiết lập, không phải nhà cung cấp | Thời gian lưu trữ dữ liệu có thể tùy chỉnh trong gói AI Enterprise đồng nghĩa với việc thời hạn lưu trữ sẽ tuân thủ chính sách của bạn thay vì một thiết lập mặc định do người khác chọn. |
| Truy cập dựa trên vai trò và dấu vết kiểm toán | Ai có thể xem cuộc hội thoại nào, ai đã trả lời, ai đã xuất dữ liệu. Kiểm soát truy cập và ghi nhật ký kiểm toán là một phần trong bộ tính năng quản trị dữ liệu của imBee. |
| Tùy chọn đám mây riêng (Private cloud) | Đối với các công ty cần xác định nơi dữ liệu được xử lý, tùy chọn triển khai trên đám mây riêng (private cloud) được công bố trên gói AI Enterprise. |
| Các mẫu tin nhắn đã được phê duyệt | WhatsApp Business API yêu cầu các mẫu tin nhắn phải được gửi đi và phê duyệt trước khi có thể gửi chủ động. Bước phê duyệt đó là một điểm kiểm soát tự nhiên cho các nội dung đã được kiểm duyệt trước. |
| Xử lý sự đồng ý và tham gia | Việc gửi tin nhắn chủ động trên WhatsApp yêu cầu người nhận phải đồng ý tham gia. Việc thu thập và chứng minh sự đồng ý đó là một phần của quy trình làm việc, chứ không phải là việc làm thêm sau đó. |
imBee là Đối tác Công nghệ Chính thức của Meta và đạt chứng nhận ISO 27001. Gói AI Enterprise công bố tùy chọn đám mây riêng và thời hạn lưu giữ dữ liệu tùy chỉnh, giúp công ty trả lời các câu hỏi về vị trí dữ liệu và thời hạn lưu giữ trong bảng câu hỏi thẩm định với thông tin cụ thể hơn là chỉ nói "đám mây của nhà cung cấp".
Đó là câu hỏi dành cho bộ phận tuân thủ và các điều kiện cấp phép của bạn, không phải cho nhà cung cấp phần mềm — và câu trả lời sẽ khác nhau tùy theo công ty, loại hình hoạt động và cách soạn thảo chính sách của bạn. Điều chúng tôi có thể khẳng định là nếu các chỉ thị đang được tiếp nhận qua một kênh nào đó, thì công ty sẽ tốt hơn nếu kênh đó được ghi lại và giám sát thay vì để nó nằm ngoài tầm kiểm soát. Hãy để đội ngũ tuân thủ tham gia vào quá trình đánh giá nền tảng từ sớm thay vì sau khi đã triển khai.
Trên điện thoại cá nhân, dữ liệu sẽ mất đi khi nhân viên nghỉ việc. Trên hộp thư chung được giám sát, lịch sử trò chuyện sẽ ở lại với công ty và mối quan hệ với khách hàng được chuyển giao cho đại diện khác với đầy đủ ngữ cảnh. Đây là một trong những lập luận vận hành mạnh mẽ nhất để chuyển đổi khỏi các thiết bị cá nhân, tách biệt với bất kỳ cân nhắc về quy định nào.
Có — thời hạn lưu giữ dữ liệu tùy chỉnh được công bố là một tính năng của gói AI Enterprise. Hãy thiết lập thời hạn phù hợp với chính sách lưu giữ của công ty bạn. Hãy xác nhận cơ chế chính xác và mọi yêu cầu tối thiểu với đội ngũ kinh doanh bằng văn bản trước khi ký hợp đồng.
imBee công bố tùy chọn đám mây riêng (private cloud) trong gói AI Enterprise, đây là cách các công ty cần chỉ định vị trí xử lý dữ liệu giải quyết vấn đề này. Hãy yêu cầu thông tin chi tiết bằng văn bản và để đội ngũ bảo mật CNTT của bạn xem xét — đây chính xác là loại tuyên bố cần được xác minh thay vì chỉ tin vào nội dung trên trang web, bao gồm cả trang này.
Không, và hãy cảnh giác với bất kỳ nhà cung cấp nào nói ngược lại. Tuân thủ là đặc tính của chính sách, sự giám sát và việc lưu trữ hồ sơ của bạn, chứ không phải của một phần mềm. Những gì một nền tảng có thể làm là biến hành vi tuân thủ thành mặc định và là con đường dễ dàng nhất: giữ mọi cuộc hội thoại trên một kênh được giám sát, lưu giữ trong khoảng thời gian bạn thiết lập, ghi lại ai đã xem và gửi nội dung gì, đồng thời xuất dữ liệu khi có yêu cầu. imBee đạt chứng nhận ISO 27001 và cung cấp tùy chọn đám mây riêng cùng thời gian lưu trữ dữ liệu tùy chỉnh trên gói AI Enterprise. Các đội ngũ pháp lý và tuân thủ của bạn vẫn là bên nắm giữ chính sách.
Có. imBee là Đối tác Công nghệ Chính thức của Meta. Thông qua quan hệ đối tác này, imBee cung cấp và hỗ trợ các tài khoản WhatsApp Business API cho khách hàng, bao gồm xác minh Meta Business, phê duyệt mẫu tin nhắn và quản lý mẫu tin nhắn. Nếu bạn đang đánh giá bất kỳ nhà cung cấp nào trong lĩnh vực này, hãy yêu cầu họ nêu rõ danh hiệu đối tác của họ bằng văn bản và cho bạn biết ai sẽ là chủ sở hữu Tài khoản WhatsApp Business và số điện thoại của bạn — bạn nên là người nắm giữ tài sản đó, không phải nhà cung cấp.
Chúng tôi muốn giải đáp những câu hỏi hóc búa trước khi bạn mua hàng thay vì sau đó.
Lưu trữ hồ sơ, quản trị dữ liệu và giám sát cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực chịu sự quản lý tại Hồng Kông và Singapore.
Phân quyền dựa trên vai trò, nhật ký kiểm toán, kiểm soát lưu trữ và quyền truy cập.
Hộp thư nhóm dùng chung, chiến dịch gửi tin hàng loạt và tác nhân AI trên API chính thức.