WhatsApp 負責訊息往來；共用收件箱讓團隊處理對話；CRM 則保存客戶關係及業務跟進資料。三者可以連接，但不是同一件事。採購時要問清楚：哪些資料只存在收件箱，哪些會讀取或寫回你現有的 CRM？
例如，一間香港零售商同時接到門市預留、網店訂單及售後查詢。若同事只看到聊天紀錄，卻不知道誰正在跟進、庫存是否已確認、下一步由誰處理，增加聊天裝置也未必能解決問題。這是假設營運情境，並非 imBee 客戶成效個案。
先列出最需要改善的一個流程，再決定工具。若現有 Business App 已能滿足團隊需要，可先保留；若需要清楚分派、跨團隊交接或與業務系統交換資料，便應以這些要求評估平台。不要只用同事人數或每日訊息量決定是否升級。
比較工具時，應看一個真實工作情境能否完成，而非把 Business App 說成完全沒有商業功能，或把 API 當成自動附送所有管理功能。Meta 提供 Business App 及 Business Platform；團隊分工、資料呈現與整合細節，仍取決於所選方案及設定。
以下是採購檢查框架，不是各平台的功能排名。要求供應商在示範中完成同一組任務，再保留實際畫面、操作結果及書面範圍。
| 需要解決的問題 | 應檢查的能力 | 驗收時要看到的證據 |
|---|---|---|
| 同事休假後誰接手？ | 分派、狀態及交接方式 | 接手人能找到必要背景及下一步 |
| 客戶資料是否相同？ | 識別方式及欄位對應 | 同一測試客戶不會被錯配或重複建立 |
| 訂單資料從哪裏來？ | 讀取來源、更新時間及存取權 | 展示真實測試系統結果，區分即時資料與手動記錄 |
| 跟進結果有沒有寫回？ | 寫入方向及成功確認 | 在目標 CRM 看到正確紀錄，而非只見聊天提示 |
可用這個假設案例測試：顧客以繁體中文問「銅鑼灣門市還有 M 碼嗎？」網店客服收到後，先確認所需款式，再把查詢交給有權核實庫存的同事。該同事確認實際情況後，才按商戶政策提出預留或其他安排。不可把未核實的庫存或預留成功當成已完成。
交接紀錄應說明顧客需要、已核實的資料、尚未完成的動作、負責人及下一次跟進時間。客戶選擇中文，不代表所有後台資料都已翻譯；示範時也要檢查中文欄位、姓名及產品資料能否正確顯示。
如果客戶改用其他已接駁渠道，請另測身份配對及可見資料，不要假設不同帳號一定是同一人。需要人工確認的地方，應保留人工確認步驟。
「可整合」不是完整規格。列明系統名稱、版本、必要欄位、資料方向、觸發條件及負責人。某個連接器存在，不代表它已支援你的自訂欄位、雙向同步或所有操作權限。
測試失敗情境和成功情境同樣重要。若 CRM 暫時無法連線，前線應知道資料未完成更新，並有清楚的重試或人工處理方法。不要在未確認結果時向客戶承諾已完成。
| 測試 | 可接受的結果 | 應保留的紀錄 |
|---|---|---|
| 讀取客戶及訂單 | 只顯示目前角色獲授權存取的正確客戶及訂單資料 | 測試資料、欄位及來源 |
| 寫回跟進結果 | 目標 CRM 出現正確更新 | 寫入前後結果及時間 |
| 權限受限 | 未獲授權者不能完成受限操作 | 使用角色及阻擋結果 |
| 斷線或重複觸發 | 失敗可辨識，重試不造成未處理的重複紀錄 | 錯誤、處理人及最後結果 |
| 同事離職或轉組 | 按公司的權限與交接要求完成處理 | 存取變更及未完成事項去向 |
公司應知道誰控制業務帳戶與電話號碼、哪些管理員有權操作，以及更換供應商時如何處理資料。不要只憑有沒有 QR 碼判斷接入方式；應請對方展示使用的正式平台、帳戶歸屬及實際接入流程。原有號碼的可用路徑、App 使用方式和歷史資料處理，均須在更改前按該帳戶確認。
WhatsApp 的商業訊息政策要求適當的接收許可、尊重停止聯絡的要求，以及在自動化服務中提供清楚的升級處理途徑。服務跟進與推廣應分清用途，並由公司負責人核對適用的私隱及直接促銷要求。
向供應商索取與實際部署相關的資料處理、存取、保存、匯出及刪除安排。認證標誌不能取代範圍、有效期及部署證據，也不代表某個工作流程已自動符合要求。涉及醫療或金融資料的專門用途，須另由相應負責人審核。
選一個明確流程，例如產品查詢到門市跟進。記下現時如何分派、哪些資料要人手重複輸入，以及未完成事項如何處理，再用相同口徑比較試行。試行範圍及驗收條件應由團隊決定，不宜套用所有公司的固定上線日數。
檢查漏接或重複跟進、交接完整度及已核實的整合結果。若要評估收入，須以訂單或銷售紀錄確認，並說清楚對應方法；送達、已讀、回覆或表格提交，均不能直接當成成交或合資格客戶。
imBee 的共用收件箱可作為示範起點。帶上你的渠道、團隊分工及現有系統清單，要求按實際方案展示；沒有確認的功能、資料存放位置及支援安排，保留為待確認事項。
不一定。它可以是有客戶資料的共用收件箱，也可以是與現有 CRM 的整合。先列出需要讀取或寫回的資料，再確認實際方案。
不能這樣假設。必須逐項確認資料方向、欄位、觸發條件、權限及失敗處理，並在目標系統核對結果。
把平台費、使用者或功能附加費、整合及導入工作、WhatsApp 訊息費和退出安排分開確認。以實際需求索取書面報價，不以宣傳起價代替總成本。
準備一個要改善的客服或零售流程、現有系統及必要欄位。安排示範時要求展示交接、資料核對和失敗處理，再決定試行範圍。
